MANAJEMEN DATA DAN INFORMASI DI PERUSAHAAN/INSTANSI
NAMA : SANFERNANDO NAPITU
NPM : 1317031074
Manajemen data adalah
fungsi organisasi yang bertanggung jawab terhadap pengembangan kontrol
sistematis terhadap pembuatan, penyimpanan, penelusuran juga
pemeliharaan dan penempatan data. Fungsi yang luas tidak dapat dianggap
sama dengan pekerjaan pengarsipan atau penyimpanan yang merupakan fase
kecil dalam rentang hidup data. Tujuan program manajemen pendata yang
dikembangkan dengan baik yang ada pada industri skala besar didiagramkan
dalam Gambar 9-1. Konsep program ini diatur dalam siklus hidup dari
pembuatan – penempatan data, dengan prosedur administrasi yang sesuai
untuk menangani setiap tahapan siklus tersebut.
Tujuan Manajemen Data
Manajemen data, seperti fungsi manajemen lain, harus
berorientasi hasil dan berfikir pelayanan. Ini berarti tujuan harus
ditetapkan sebagai standar untuk mengukur kinerja program. Sebagai hasil
dari tujuan pelayanan umum ini, muncul tujuan program yang lebih
spesifik yaitu :
- Menyediakan informasi akurat dan tepat waktu.
- Mengembangkan dan mempertahankan satu sistem yang efisien untuk membuat, menyimpan, memanfaatkan, memelihara dan menempatkan informasi firma.
- Melindungi kepentingan informasi firma, dan mendisain dan mengontrol standar yang efektif dan metode evaluasi periodik berkaitan dengan manajemen data, peralatan dan prosedur.
- Membantu mendidik pegawai perusahaan dengan metode yang paling efektif untuk mengontrol dan mengolah data perusahaan.
Gambar 9-2 secara jelas menggambarkan setiap fase kontrol dalam program
manajemen data dan yang paling penting tujuan setiap fase.
Organisasi Manajemen Data
Secara historis tanggung jawab fungsi kantor, termasuk kontrol terhadap
datanya, telah dibebankan pada pengontrol, penyimpan atau sekretaris
kantor, masing-masing memilikit tugas utama berkaitan dengan pengolahan
data.
Pengaturan manajemen data yang ditunjukkan Gambar 9-2
menempatkan fungsi tersebut dalam lingkungan alami dari aktivitas yang
berkaitan. Dalam organisasi yang memberikan pengakuan penuh pada
manajemen informasi pada tingkat top manajemen, posisi baru wakil
presiden direktur untuk manajemen informasi telah dibuat.
Dalam perusahaan kecil tingkat kekhususan ini tidak ditemukan, tetapi fungsi administrasi umum yang sama ada.
Pada perusahaan lain, manajer pelayanan kantor dapat
menangani pemilihan personel, penempatan pelatihan dan fungsi manajemen
kantor umum termasuk kontrol data dan formulir, sementara jasa dan
sistem pengolahan data mungkin tanggung jawab orang lain.
Administrasi Manajemen Data
Administrasi manajemen data berarti penetapan tujuan yang
tepat dan kemudian merencanakan dan mengorganisasi program untuk
mencapainya.
Sebagai seorang administrator, perhatian utama manajer data
adalah apa informasi yang dibutuhkan perusahaan untuk mencapai
tujuannya; dimana informasi ini dapat ditemukan; bagaimana cara terbaik
menyimpan, mengolah dan menggunakan dan akhirnya bagaimana program dapat
diadministrasikan pada waktu minimal dan biaya terendah.
Personal Manajemen Data. Karena program manajemen data
meliputi seluruh firma, seorang eksekutif yang memahani kebutuhan
informasi seluruh perusahaan, tujuannya dan strukturnya harus dipilih
sebagai manajer data. Jenis posisi ini membutuhkan seorang umum yang
mengenal prinsip manajemen, ekonomi dan akuntansi, juga seorang ahli
dalam manajemen penyimpanan, penelusuran dan pengarsipan informasi.
Melapor kepada manajer data umumnya petugas pengarsipan yang ditunjukkan pada Gambar 9-3.
Biaya Manajemen Data. Dalam pekerjaan manufaktur,
akuntansi biaya telah lama digunakan untuk menentukan biaya langsung dan
tidak langsung semua unit kerja yang dihasilkan. Gambar 9-4
mengidentifikasi biaya kertas kerja dalam pekerjaan administrasi yang
harus dikontrol.
Menghitung secara tepat biaya manajemen data menjadi tugas
yang berbelit-belit karena banyaknya faktor biaya seperti gaji, sewa
kantor dan perkiraan umur peralatan. Namun, sejumlah faktor dasar dapat
ditentukan.
Walaupun setiap faktor kerja menawarkan kesempatan yang baik
untuk menghemat biaya kertas kerja, manajer harus memberikan perhatian
utama pada pengurangan biaya personel yang umumnya merupakan 70 % sampai
80 % biaya pengarsipan.
Sebagai tambahan, manajer data harus mengembangkan satu
kesadaran biaya pada semua kerja dan menjalankan penggunaan waktu,
peralatan dan persediaan yang lebih baik.
Mengurangi Biaya Manajemen Data. Perang
terhadap peningkatan biaya kantor adalah satu proses yang tidak pernah
berhenti yang mengharuskan manajer kantor untuk mengkaji secara
terus-menerus sistem pengarsipan untuk memastikan mereka memenuhi semua
kebutuhan informasi perusahaan. Saran berikut dapat membantu manajer
kantor mengurangi biaya dan pada saat yang sama meningkatkan efisiensi
- Pemusatan arsip yang digunakan oleh semua departemen
- Menyediakan tata letak untuk departemen pengarsipan yang akan menjamin satu aliran kerja yang mulus dan efisien dari dan ke departemen arsip.
- Menggunakan alat fasilitas kerja, seperti rak arsip, rak sortir, pedoman arsip, dan folder dengan label berwarna.
- Jadwalkan pengumpulan dan pendistribusian material yang akan diarsip ke atau akan dikirimkan dari departemen pengarsipan.
- Mengembangkan satu metode pentransferan data tidak aktif yang baik dari departemen pengarsipan dan jadwal yang praktis untuk pemeliharaan dan penghancuran data.
- Mengunakan lemari arsip khusus, seperti arsip peta dan arsip kupon, untuk kertas atau data yang tidak cocok dengan laci ukuran kuarto atau folio biasa.
- Pertimbangkan pemikrofilman data sebagai penyimpan data pengganti dalam kasus transfer.
- Mengembangkan manual pengarsipan untuk pelatihan pegawai dan pengontrolan pekerjaan pengarsipan.
- Perkirakan secara cermat dan awasi jumlah pekerjaan yang harus diselesaikan di departemen pengarsipan.
- Beli peralatan dan persediaan yang tahan lama.
- Gunakan jasa ahli dari pembuat peralatan dan persediaan pengarsipan, disediakan orang yang tepat di firma sebagai bantuan dalam pemilihan peralatan tersebut dan untuk mengawasi penggunaannya setelah dipasang.
- Pertimbangkan untuk menyewa ahli kontrol data yang akan menganalisa arsip untuk menentukan arsip kadaluarsa yang akan dibuang, mempertahankan arsip penting, dan yang tidak bermanfaat atau penting disimpan di suatu lokasi dimana mereka dapat disimpan dengan biaya murah.
Saran diatas dapat menunjukkan satu gambaran sempurna bagi seorang supervisor data dalam memeriksa pekerjaan dan bagi manajer administrasi kantor dalam mengevaluasi fungsi manajemen data.
Evaluasi Manajemen Data. Administrator manajemen
data harus secara teratur menanyakan pertanyaan ini : seberapa baik
program mencapai tujuannya? Jawaban dari pertanyaan ini dapat ditemukan
melalui satu program evaluasi terencana. Satu aturan sepintas
menganjurkan bahwa satu audit yang dilakukan paling sedikit dua tahun
sekali untuk menjawab jenis pertanyaan yang ditunjukkan Gambar 9-5.
Selama bertahun-tahun pedoman lain dibuat oleh manajer data untuk
mengevaluasi efesiensi program data. Digambarkan sebagai rasio
efisiensi, pedoman yang paling bermanfaat adalah :
1. Rasio Referensi.
2. Rasio Akurasi.
3. Rasio Personel.
4. Rasio Tata Letak Fisik.
5. Rasio Biaya Kerja.
Teknik–teknik evaluasi ini memungkinkan untuk mengumpulkan laporan
periodik terhadap volume data yang diterima dan dihancurkan; berapa
banyak ruang data tersedia dan berapa biayanya; apa pola aktivitas
referensi yang ditemukan; berapa banyak tempat arsip yang terisi dan
tidak terisi yang tersedia; dan informasi lain seperti jumlah arsip yang
dimusnahkan. Data jenis ini akan bermanfaat untuk perbaikan program
manajemen data.
Manual Manajemen Data. Program manajemen
data yang lengkap memasukkan satu manual yang memformalisasi organisasi
kontrol data dan semua prosedur kerjanya. Manual tersebut membantu
memperbaiki tanggung jawab untuk melaksanakan program dan
mengidentifikasi dan menugaskan semua tugas untuk melaksanakan program.
Ia juga berguna untuk pelatihan pekerja baru dan untuk mensistemasikan
dan menjelaskan kepada semua pekerja metode yang disetujui untuk
pembuatan, penggunaan dan pembuangan data.
Dalam perusahaan besar satu manual manajemen data yang
lengkap dapat memuat : (1) tujuan, cakupan dan tanggung jawab program;
(2) penetapan tugas personel pada program; dan (3) area fungsional.
Dalam perusahaan kecil prinsip kontrol yang sama ini dapat digabungkan
dalam satu buku data kerja untuk digunakan oleh petugas arsip dan
manajer kantor.
Manajemen Data Otomatis
Di era komputer banyak informasi dicatat dalam bentuk
magnetis pada pita, cakram dan tabung. Banyak data yang dibuat oleh
sistem komputer kemudian dicetak dalam bentuk hardkopipada
kertas dan oleh karena itu, dapat disimpan dan digunakan seperti data
kertas lain. Peralatan khusus dibutuhkan untuk menyimpan pita magnetik
dan cetakan komputer, tetapi peralatan ini sifatnya nonteknis dan dapat
segera disediakan manager data. Gambar 9-6 menggambarkan peralatan ini.
Di sisi lain, manajemen data otomatis bukan masalah
sederhana. Ia membutuhkan pemahaman yang baik mengenai data yang
dikodekan dengan kualitas khas juga sejumlah ciri umum yang data
tersebut miliki bersama dengan dokumen kertas biasa. Untuk menjaga dan
mengontrol data pada data otomatis biasanya dua pita magnetik – asli dan
salinan – dibutuhkan dan diarsip secara manual dengan satu nama atau
nomor kontrol. Akurasi dari data disediakan dengan sejumlah cara : (1)
dengan pengecekan internal komputer; (2) dengan secara cermat mengetes
program komputer; dan (3) dengan memeriksa akurasi dan kelengkapan data
sebelum mereka masuk sistem komputer.
Seiring berjalannya waktu semakin banyak data yang akan
disimpan dalam bentuk “tidak terlihat”, sehingga memerlukan kerjasama
erat diantara manajer data, petugas sistem, dan manajer pengolahan data
dan departemen operasional.
Jenis data lain, bentuk mikro, juga harus diperhatikan.
Seluruh keluarga data ini, merentang dari data mikrofilm manual sampai
output mikrofilm komputer semakin penting dan banyak digunakan dari
tahun ke tahun.
PEMBUATAN DATA
Semua orang di perusahaan, dari petugas arsip sampai
presiden perusahaan, mengunakan data dan memiliki peran dalam
pembuatannya. Jika tidak ada program pengontrol, data akan terus
bertambah dan segera menyumbat saluran komunikasi firma. Karena alasan
ini program manajemen data dimulai dari pembuatan data. Pembuatan data,
oleh karena itu, satu program pemeliharaan preventif yang dibuat
berdasarkan jawaban jujur dari pertanyaan berikut :
- Siapa yang boleh membuat data antar departemen? Umumnya semua pegawai dapat membuat data, tetapi hanya mereka yang bertanggung jawab atas aliran informasi antar departemen yang boleh membuat data antar departemen.
- Kapan dan dimana data dibuat? Pekerja di semua kantor boleh membuat data jika ada kebutuhan.
- Bagaimana data dibuat? Data dibuat dengan tangan atau mesin
- Mengapa data dibuat? Data mengirim dan menyimpan informasi yang dibutuhkan.
- Bagaimana pembuatan data dapat dikontrol? Pembuatan dapat dikontrol melalui satu persetujuan pengguna dari semua data kunci.
PENYIMPANAN INFORMASI DAN DATA
Dengan perhatian saat ini yang diberikan pada komputer dan
alat penyimpanan magnetik, kelihatannya era lemari arsip telah berakhir.
Tapi diperusahaan kecil dan besar sejenis, sistem pengarsipan manual
terus menyediakan jasa penyimpanan maksimum dalam sistem data.
Pengalaman menunjukkan secara jelas bahwa sistem pengarsipan
kantor tidak bisa mengatur dirinya sendiri, meskipun telah diorganisasi
dengan sangat baik. Sebaliknya, manajemennya membutuhkan perhatian yang
sungguh-sungguh yang diberikan pada banyak faktor administrasi.
Sistem Pengarsipan
Akses yang cepat pada semua jenis data yang disimpan dipastikan dengan sistem pengarsipan yang efektif, pengertian sistem pengarsipan merujuk
pada prosedur dan metode yang digunakan untuk mengklasifikasi, menyusun
atau menyortir, dan menyimpan data untuk kemampuan untuk diakses secara
cepat ketika dibutuhkan. Sistemnya ada dua alfabet dan numeris, masing–masing dapat dibagi lagi sebagai berikut :
- Sistem Alfabet
- Sistem Numeris
-
- Pengarsipan korespondensi. ( berdasarkan nama)
- Pengarsipan geografis.
- Pengarsipan subyek.
-
- Pengarsipan Numeris.
- Pengarsipan Kronologis.
banyak firma mengunakan kedua sistem ini, masing masing memiliki pilihan yang spesifik tipe fungsi penyimpanan data.
Organisasi Arsip
Kebutuhan penyimpanan data berbeda antar kantor, tergantung pada jumlah
staf kantor, jenis pekerjaan bisnis, dan faktor seperti persaingan dan
peraturan dan pengawasan pemerintah. Dua jenis arsip organisasi yang
biasa ditemukan di kantor : pengarsipan tersebar dan pengarsipan
terpusat
Pengarsipan Tersebar. Berdasarkan rencana pengarsipan
tersebar, setiap divisi kantor mempertahankan sistem dan peralatan
pengarsipanya sendiri; dan pekerjaannya dilakukan oleh satu atau lebih
pegawai yang mungkin memiliki pekerjaan kantor lain. Pengaturan ini
sering berakibat pada penggandaan peralatan yang tidak dibutuhkan;
personel melakukan pengarsipan dengan tidak efisien karena juga
mengerjakan pekerjaan lain; kemungkinan sistem pengarsipan yang
membingungkan, karena sistem pengarsipan suatu departemen mungkin
berbeda sama sekali atau tidak konsisten dengan sistem pengarsipan
departemen lain.
Alasan menggunakan sistem pengarsipan tersebar adalah :
- Materi arsip yang bersifat rahasia disarankan dijauhkan dari mayoritas pegawai.
- Penundaan yang tidak perlu dalam mendapatkan kertas dari departemen pemusatan dihindari.
- Kertas yang diarsipkan tidak dibutuhkan departemen lain.
Pengarsipan Terpusat. Alasan utama pengarsipan terpusat
adalah bahwa data mengenai nilai umum seluruh perusahaan harus dibagi
dan maka disimpan dan dikontrol oleh satu departemen terpusat. Lokasi
dan kontrol terpusat memberikan keuntungan berikut :
- Pemeliharaan dan penyaluran data dipermudah dan dengan demikian satu program manajemen data dikembangkan
- Tanggung jawab arsip diberikan pada seorang ahli, dan efisiensi personil secara keseluruhan tercapai.
- Penggandaan peralatan, persediaan dan data yang tidak perlu dapat dihilangkan dan semakin sedikit uang yang dihamburkan karena praktek pembelian yang lemah dan penelusuran alat dan persediaan yang tidak terkontrol.
- Semua data yang berhubungan disimpan bersama yang mengakhiri kebingungan yang disebabkan kehilangan data.
Ketika firma membesar ukurannya dan volume informasi yang akan diproses
dan disimpan meningkat, ada kecenderungan untuk memusatkan manajemen
data dan pekerjaan pengarsipan. Namun, bahkan dimana sistem pengarsipan
terpusat ditemukan sejumlah pekerjaan mungkin tersebar.
Pengarsipan Jaringan. Satu bentuk
“kompromi” organisasi arsip muncul dalam perusahaan besar. Perencanaan
ini disebut pengarsipan jaringan, mengizinkan arsip departemen
dilokasikan dalam setiap departemen dengan kontrol terpusat manajemen
data tetap berada di departemen manajemen.
Manajer administrasi kantor harus menimbang secara cermat
kelebihan dan kekurangan dari sejumlah perencanaan pengarsipan. Data
yang akan diarsip perdepartemen harus diminimumkan dan jika mungkin,
diarsipkan hanya secara sementara dalam pengarsipan departemen.
Peralatan Dan Persediaan Pengarsipan
Ketika akan membeli peralatan dan persediaan pengarsipan,
manajer kantor menghadapi sangat banyak sumber penyedia dan model serta
merek.
Dalam pemilihan peralatan pengarsipan, manajer pertama-tama
harus mempertimbangkan tujuan penggunaan alat tersebut dan kemudian
penghematan yang mungkin dihasilkan melalui standarisasi peralatan dan
persediaan. Faktor lain yang harus dikaji manajer sebelum melakukan
investasi peralatan pengarsipan adalah : (1) jenis dan ukuran data; (2)
pilihan manajerial mengenai permintaan informasi; (3) penampilan,
disain, hemat tempat, dan daya tahan alat; (4) kemampuannya dalam
menghemat waktu pekerja.
Peralatan pengarsipan dapat diklasifikasikan sebagai berikut
: (1) vertikal, (2) horisontal, (3) kartu terlihat, (4) kartu berputar,
dan (5) mobil.
Arsip Vertikal. Dalam arsip vertikal,
kertas diarsip pada pinggir dengan cara yang ramping dan dapat diakses.
Lemari arsip dengan satu sampai enam laci adalah jenis Arsip vertikal
yang paling umum dimana kartu dan dokumen yang lebih besar, seperti
surat dan memo disimpan. Gambar 9-8 mengilustrasikan bagaimana
penelusuran ruang lantai yang lebih baik dapat dicapai dengan peningkatan jumlah laci arsip dan pada saat yang sama penurunan jumlah
ruang lantai yang dibutuhkan untuk jumlah arsip tertentu. Juga semakin
sedikit langkah dan posisi membungkuk yang dilakukan petugas arsip, dan
sebagai hasilnya pekerjaan pengarsipan diselesaikan semakin cepat dan
mudah.
Dalam pengarsipan rak terbuka, folder diatur pada
rak untuk mengizinkan penglihatan tidak terbatas, kepadatan yang tinggi,
akses yang lebih cepat ke data dibanding lemari arsip sebenarnya.
Pengarsipan rak terbuka jauh lebih rapi dan umumnya lebih murah dibanding pengarsipan lemari.
Arsip vertikal lain termasuk lemari gulung atau laci samping
dimana laci digulung dari samping, jadi pengeksposan semua data yang
disimpan dalam setengah ruang lorong yang dibutuhkan laci lemari;
lemari ayun dimana laci diayun kesamping juga membutuhkan sedikit ruang
lantai.
Arsip Horizontal. Peralatan pengarsipan
horisontal digunakan untuk menyimpan kertas atau data, seperti peta dan
lukisan, dalam posisi rata. Sering, alat pengarsipan horisontal disain
meja tinggi dibeli sehingga, tanpa ada biaya ekstra, juga berfungsi
sebagai satu area kerja meja tinggi.
Arsip Kartu Terlihat. Arsip kartu terlihat
mengizinkan penglihatan lengkap data referensi kunci (nama, nomor
rekening, nomor telepon, sebagai contoh) dicatat pada pinggir setiap
kartu. Kecepatan penempatan kartu dan entrinya menjadi pembenar
penggunaan dan biaya peralatan ini. Arsip terlihat tersedia dalam bentuk
nampan yang berbaring datar secara horisontal dalam satu lemari, pada
rak putar, atau dalam penjilid buku bolak-balik.
Arsip Kartu Putar. Arsip kartu putar data
berputar dari pusat yang sama, dan dokumen dapat dipindahkan atau
ditambahkan dengan memutar arsip ketempat yang diinginkan.
Arsip Bergerak. Peralatan arsip bergerak
didisain untuk sistem data aktif yang sangat besar. Tempat arsip
bergerak ditunjukkan dalam Gambar 9-7 menyediakan tempat kerja
meja-kursi untuk petugas pengarsipan dengan akses ke semua divisi dalam
sebuah arsip dengan memundurkan dan memajukan pada jalur tempat kerja.
Peralatan ini menerapkan prinsip keahlian tekhnik yang membuat pekerjaan
lebih efisien dan tidak melelahkan karena mendatangkan pekerjaan ke
pekerja bukan pekerja ke pekerjaan.
Evaluasi Peralatan Pengarsipan
Efisiensi pekerja bergantung pada peralatan dan alat yang tersedia untuk
digunakan. Karena fakta ini satu tujuan penilaian peralatan pengarsipan
yang digunakan harus dibuat sebagai salah satu alat pengukur efisiensi
suatu departemen pengarsipan. Manajer data dari satu firma besar
merekomendasikan bahwa setiap evaluasi menyeluruh peralatan pengarsipan
harus meliputi komponen berikut :
- Waktu, termasuk analisa gerakan dan waktu untuk membandingkan manfaat pengarsipan rak terbuka dengan pengarsipa laci konvensional
- Metode, seperti pengaruh peralatan pada gaya kerja
- Peralatan, terutama penerapan mesin dan peralatan yang tepat
- Uang, berkaitan ekonomi biaya dan pekerjaan peralatan
- Material, seperti pembelian folder dan pedoman yang kuat, dan dapat digunakan kembali.
- Faktor-faktor lain, seperti selalu menyimpan informasi muktahir mengenai pasar peralatan pengarsipan.
PENELUSURAN INFORMASI DAN DATA
Penelusuran, merujuk pada proses penempatan
informasi tersimpan, salah satu fase kontrol data yang penting. Prosedur
yang spesifik untuk penelusuran dokumen dan informasi beragam tingkat
pada setiap kantor. Namun, dalam kasus manapun langkah yang harus
diikuti untuk penelusuran data ditunjukkan dalam Gambar 9-9.
Metode Penelusuran Manual
Berdasarkan metode penelusuran manual, pekerja datang ke
lemari penyimpan dan mengeluarkan dokumen yang diinginkan. Sistem ini
sederhana dalam teori tetapi sering sulit dilakukan.
Seringkali, index manual arsip dibuat untuk membantu
menemukan informasi yang diarsip ketika pengguna meminta satu data pada
satu basis berbeda. Ketika data pegawai diminta, ada satu kebutuhan akan
satu index duplikasi arsip nama pegawai yang di referensi silang dengan
nomor jaminan sosial mereka.
Metode Penelusuran Mesin
Dalam sistem penelusuran mesin, orang biasanya membuat
rencana dan mengorganisasi sistem penelusuran, dan mesin melaksanakan
operasi pencarian. Eksekutif kantor, menghadapi meningkatnya kebutuhan
untuk mengurangi waktu pengolahan informasi, waktu pengeluaran informasi
dan biaya ruang, berpaling kepada penelusuran mesin untuk menyelesaikan
banyak masalah informasi.
Untuk memahami mesin penelusuran kembali informasi, harus
diingat bahwa dalam sistem otomatis data dapat disimpan dalam bentuk
kode pada kartu berlubang untuk digunakan dalam mesin kartu berlubang,
dalam komputer, dan dalam pita dan disket penyimpan dari sistem
komputer.
Penelusuran dengan Mesin Kartu berlubang. Setiap kartu berlubang biasanya memuat informasi mengenai hanya satu unit atau item yang nampak pada dokumen sumber (disebutprinsip rekaman-unit).
Karena itu, sejumlah besar kartu harus dilubangi dan hasilnya arsip
yang banyak. Kartu waktu penggajian, kartu penjualan produk, kartu
penerimaan rekening adalah contoh umum arsip tersebut, yang merupakan
data input pada sistem komputer.
Penelusuran dengan Komputer. Sistem komputer menyimpan
informasi secara internal dan eksternal. Secara internal, data disimpan
dalam tabung magnetik, inti magnetik dan disket magnetik. Secara
eksternal, tetapi terhubung dengan komputer adalah alat penyimpanan
lain, seperti pita magnetik, pita kertas, dan mesin kartu berlubang.
Walaupun komputer dapat menyimpan informasi secara internal atau
eksternal, ia juga harus memiliki kemampuan untuk menemukan apa yang
telah disimpan. Untuk melakukan hal ini dibutuhkan program penelusuran
yang tepat yang menginstruksikan komputer bagaimana menelusuri kumpulan
data yang dapat dibaca mesin.
Fasilitas komunikasi data modern meliputi terminal keyboard-mesin
tik yang digunakan seorang individu menelusuri informasi dari sebuah
file komputer. Untuk melakukannya dibutuhkan pengetahuan prosedur
pengkodean yang cukup juga pemograman dan persyaratan penyimpanan untuk
sistem yang dipertanyakan. Penelusuran cepat, tetapi biaya mengambil
data dari penyimpanan komputer tinggi dan membutuhkan jasa analis dan
programer sistem yang ahli.
Sistem Penelusuran Lanjutan. Penemuan untuk
meningkatkan cara penelusuran informasi dari arsip terus muncul, muncul
masing-masing dari ahli ilmu perpustakaan dan komputer. Salah satu
pengembangan berpendapat bahawa data dapat di indekskan dan diringkas
atas dasar jumlah kata yang dikandungnya. Jika kata-kata kunci itu
benar-benar mewakili dan menggambarkan isi data, mereka dapat bekerja
sebagai wahana untuk penyimpanan dan lokasi informasi.
Kata kunci dalam konteks (KWIC) sistem pengindeksan ditunjukkan Gambar
9-10 adalah contoh sistem penelusuran baru. Penelusuran dapat dicapai
secara cepat dengan menggunakan angka yang disematkan pada data
terdaftar.
PEMELIHARAAN DATA
Program pemeliharaan data adalah data instruksi manajer untuk memerangi
penyakit serius penimbunan kertas. Pemeliharaan data melibatkan survei
semua data yang ada, pengembangan jadwal penyimpanan data, dan transfer
sistematis dari arsip yang aktif ke penyimpanan arsip tidak aktif atau
pembuangan arsip yang tidak dibutuhkan lagi.
Survey Data
Sebelum kontrol firma dapat dipertahankan terhadap sistem
data, manajer kantor atau data harus diinformasikan dengan baik semua
data firma, terutama dokumen penting yang bekerja dalam saluran antar
departemen. Untuk mempertahankan kontrol data manajer harus mensurvei
semua data kunci, dengan mengirimkan daftar pertanyaan ke semua
departemen atau meminta salinan data mereka, atau lebih disukai
mengunjungi masing-masing departemen. Dengan memiliki informasi ini,
manajer kemudian dapat membuat jadwal pemeliharaan data.
Jadwal Pemeliharaan Data
Kebijakan yang jelas harus dikembangkan dan diikuti dengan
pemeliharaan material dalam arsip, kertas mikrofilm, dalam penempatan
material dalam ruangan di pusat data dan dalam penghancuran data. Jadwal
pemeliharaan sering melibatkan top manajemen dan departemen akuntansi
dan hukum dalam kombinasi dengan kepala departemen yang memegang data.
Dalam kantor sedang dan menengah, top manajemen biasanya bertanggung
jawab untuk menyetujui jadwal pemeliharaan data.
Sebelum jadwal pemeliharaan data dikembangkan, perusahaan
harus mengklasifikasikan data mereka dalam satu dari empat cara : vital, penting, bermanfaat, dan tidak perlu.
Data yang dianggap vital atau penting harus disimpan selamanya, yang
dianggap bermanfaat bisa disimpan beberapa tahun; dan data yang tidak
perlu dihancurkan.
Salah satu jadwal yang disarankan untuk pemeliharaan data bisnis ditampilkan pada Gambar 9-11.
PENEMPATAN DATA
Fase terakhir dalam siklus kontrol data, penempatan,
melibatkan dua jenis data : data tidak aktif yang mungkin tidak
dihancurkan dan ditransfer ke penyimpanan biaya rendah dan data lain
yang tidak dibutuhkan lagi dihancurkan.
Pentransferan Data Tidak Aktif
Keputusan untuk mentransfer data ke penyimpanan tidak aktif
harus melibatkan petugas pusat data dan anggota setiap departemen yang
bertanggung jawab terhadap data tersebut. sejumlah praktek pentransferan
tersedia, tergantung pada sifat pekerjaan data.
Praktek transfer tersebut, disebut metode periodik mengharuskan
material arsip diperiksa pada interval tetap enam bulan atau satu
tahun; dan semua material yang dianggap tidak aktif kemudian ditempatkan
dalam kotak data murah dan dikirim ke penyimpanan tidak aktif.
Metode peralatan pengganda, salah satu jenis metode
periodik, material tahun lalu disimpan dalam lemari arsip tidak aktif
diletakkan disebelah lemari arsip aktif. Walaupun metode ini mahal
peralatan yang dibutuhkan, tetapi sangat efisien.
Pada metode kontinu atau perpetual; data
ditransfer ke arsip tidak aktif setelah waktu tertentu atau ketika
dianggap tidak diperlukan. Metode ini bekerja baik pada arsip kasus di
kantor hukum, arsip konsumen di perusahaan real estate, atau
arsip kerja di perusahaan konstruksi dimana penyelesaian kerja biasanya
berarti berkurangnya perujukan terhadap arsip. Pada jenis perusahaan
lain, metode kontinu dapat dianggap tidak efisien.
Menyimpan Data Tidak Aktif
Di firma kecil material yang ditransfer harus disimpan
dilokasi kantor yang tidak terlalu dibutuhkan. Tempat arsip tidak aktif
harus murah namun konstruksinya tahan lama, biasanya papan fiber dan
disimpan dalam suatu urutan sehingga informasi yang dibutuhkan dapat
dicari dengan cepat.
Dalam kantor yang lebih besar sebuah pusat data atau arsip
sering digunakan untuk menyimpan data tidak aktif dari semua departemen.
Dengan tersedianya fasilitas ini, petugas data secara periodik
mentransfer isi lemari arsip ke penyimpanan tidak aktif pada rak besi
yang mencapai langit-langit di pusat data.
Daripada membuat unit pengarsipan sendiri sejumlah firma
lebih memilih menggunakan pusat data komersial yang menawarkan beragam
jasa dengan biaya penyimpanan per data yang rendah.
Penjagaan Data Vital
Informasi yang disimpan dalam arsip firma memiliki nilai
seperti aset lain dan harus dijaga dengan hati-hati. Ketika data akurat
mengenai konsumen, kreditor, invetory dan sumber persediaan
perusahaan hilang karena kebakaran, pencurian dan sejumlah bencana alam,
terhentinya bisnis mungkin untuk terjadi.
Sebagai satu perlindungan dari bencana eksekutif bisnis
mengasuransikan hartanya, termasuk data bisnis, terhadap resiko
kerugian. Namun, informasi adalah aset unik dan sulit dan tidak memiliki
perlindungan terhadap kehilangan informasi yang ada pada data. Oleh
karena itu, pengukuran luarbiasa, sebagian digambarkan dibahwa ini,
harus dilakukan untuk melindungi data vital ini:
- Tempat khusus anti api untuk menyimpan arsip, lemari penyimpanan dan lemari pengaman baik gedung rusak atau tidak.
- Penyebaran termasuk mengirimkan data vital kelokasi yang jauh dari bisnis
- Penggandaan membahas penggandaan dokumen vital sehingga salinannya dapat disimpan jauh dari data asli.
- Peraturan standar kebakaran tidak mengizinkan merokok disekitar komputer, menjauhkan material mudah terbakar dari area penyimpanan dan memastikan pintu ruang penyimpanan tertutup ketika tidak digunakan.
Setiap tahun data yang disimpan yang tidak dibutuhkan harus
dihancurkan. Manajer departemen harus diingatkan material apa yang akan
dihancurkan berkaitan dengan jadwal pemeliharaan data. Untuk mencegah
kesalahan dalam penghancuran data yang masih bermanfaat, formulir
otorisasi yang ditandatangani manajer departemen harus digunakan dan
disimpan dalam pusat data sebagai bukti penyisihan akhir data. Dalam
kantor, penghancur kertas sering digunakan untuk menghancurkan data.
Dokumen juga dapat dikirim ke perusahaan kertas lokal untuk didaur ulang
jika informasi dalam data tidak bersifat rahasia.
4 comments:
Assalamu'aliykum izin coppas ya terimakasih :)
Untuk Pengarsipan Elektronik Anda Bisa menggunakan Aplikasi DigitAllDocs (baca: digital doc). DigitAllDocs adalah software pengarsipan yang sangat lengkap dilengkapi dengan 5 kategori dokumen : Surat Masuk, Surat Keluar, Dokumen Keuangan, Kartu Nama dan Dokumen Lainnya.
Berbeda dengan software pengarsipan lainnya DigitAllDocs mampu menyimpan segala jenis file digital termasuk file multimedia seperti : mp4, mp3, wav, pdf, docx, xlsx dan lain-lain
Download disini : http://bit.ly/1k0BcGq
Ijin copy paste ya. Jazakallah
Pengamanan informasi dapat dicapai dengan melakukan suatu kontrol yang terdiri dari kebijakan, proses, prosedur, struktur organisasi, serta fungsi-fungsi infrastruktur TI. Dengan ISO/IEC 27001:2005 adalah suatu cara untuk melindungi dan mengelola informasi berdasarkan pendekatan yang sistematis terhadap risiko bisnis, untuk mempersiapkan, mengimplementasikan, mengoperasikan, mengawasi, meninjau kembali, memelihara, serta meningkatkan pengamanan informasi. hubungi isokonsultindo untuk info lebih lanjut
Post a Comment